皆さんもセミナーなどで会議室を利用する機会があると思いますが、貸し会議室の検索サイト等を見ると「アイランド形式」や「シアター形式」など耳慣れない用語があったりします。ここでは基本的な机のレイアウトについて説明していきます。
対象：セミナー、企業の集合研修、会社説明会、講演会、講習会
セミナー等でよく利用される一般的なレイアウトです。その名の通り学校の教室のイメージ近い机の配置になり、講演者から全ての参加者の顔を見ながらセミナーやイベントを進行することができます。
その際に重要なのは意外ではありますが机の幅です。二人掛けの机だとゆったりですが、三人掛けだと窮屈さを感じることもあります。自治体、医療、金融関係の説明会やセミナーは事前に配布する資料が多くなるので、それらの資料を置くスペース、縦の幅も重要になります。
シアター 形式
対象：セミナー、講演会、講習会
こちらもスクール形式と同様に講演者と向き合う形となります。映画館の様に机がないため資料などを置くスペースがありませんが、その分多くの参加者を収容できるメリットがあります。最近は敢えて資料を用意しないパワーポイントでのセミナーや講演も増えていますので、シアター形式を採用する主催者も増えています。
口の字 形式
対象：理事会、社内会議、代表者の会議、営業報告会
その名の通り「口」の字の形に机を配置するスタイルになります。皆さんと一緒に議論をしましょうという時に有効なレイアウトです。前職の協同組合の理事会は必ずこの形式でした。皆さんの表情が分かるので公平な雰囲気で議論がしやすいメリットがあります。デメリットは思いの他、スペースを使うので大人数の時は、スクール形式以上に大きな会場を手配する必要がある点です。
アイランド(島型) 形式
対象：講演会・講習会・分科会 ・勉強会、通信教育のスクーリング
こちらいくつかのグループに分ける為に島の様に配置された形式です。グループ毎に議論や意見交換、グループでの作業をするのに適したレイアウトです。最近ではセミナー進めつつ、途中でグループでのディスカッションや作業を交えて進行する手法も増えてきました。やはり聞く一方では眠くなりますし、講演の理解、主体性も高まるのには打って付けです。
後は2国間での代表者会でテーブルを挟んで握手する時に良くニュースで報道される「対面形式」や結婚式の円卓の周りに着席する正餐(せいさん)形式などがあります。
貸し会議室の運営企業にレアウトの変更をお願いする際は事前に注意が必要です。例えば、スクール形式からアイランド形式に変更するには別途変更と原状復帰(元のレイアウトに戻す作業)の各費用が発生する場合があります。特に自治体、公共団体が提供する貸し会議室は、料金は安く抑えられていますが、レアウトの変更や原状復帰は自分自身で行わなければならない場合が多いです。是非、費用やレアウトの変更の可否について利用する会場の事務局に事前に確認をしてください。
