Web会議で５つのコスト削減と仕事効率UP！

アフターコロナ時代では、テレワークが定着し働き方改革が進むなかでWeb会議を導入する企業が増えています。その中で大小さまざまな無駄、コストを削減することで会議の効率化を図っている組織もあります。ここでは「Web会議の導入で５つのコストを削減する」をテーマにメリット・デメリットも踏まえて解説します。

Web会議導入で得られる５つのコストメリット

①お金のコスト削減

Web会議の導入で一番顕著に表れるのが紙の印刷が不要になることで金銭的なコストの削減ができることです。紙資料を保管する必要もありませんのでスペースの削減にもなります。前職でもペーパレス化は進んでいましたが、役員の集まる会議は全て紙で資料を配布するというルールがあったりと徹底はされていませんでした。Web会議の導入は本格的なペーパレス化を押し進めることにもなるでしょう。

また、３密を避ける為には大人数であれば従来よりも大きな会議室を借りる必要がありますが、Web会議ではその必要もありません。遠距離に出向いての会議も削減できれば交通費の節約にもつながります。

②時間のコスト削減

紙の印刷が不要になることで金銭的なメリットもでますが、資料を配布するのには最低1時間前から資料を配布したりする時間コストが削減できます。特に外部の貸し会議室の場合、資料の部数が足りない等してコンビニのコピー機に慌てて走る、、等というのもなくなります。

また、出張を伴う会議では新幹線や飛行機で移動している、駅・空港で待っている時間も年間を通せば莫大な時間を費やしています。

③手間・労力のコスト削減

大人数の会議ともなると資料の印刷やまとめる作業は膨大になり、かなりの肉体労働にもなります。前職の組合の事務局の担当だったときは多い時で８０部程度の資料を印刷し、ホッチキスで留めの作業でどう頑張っても半日は作業に時間を取られました。また、移動にかかる労力も負担もばかにはできません。大企業であれば会議室が別フロアであれば移動する必要がありかなりの手間になります。

通常、外部に大会議室を予約するのであれば半年前までに内覧、予約をしたりする必要がありますが、Web会議であれば場所を選ばないので一連の借りる手間を削減することができます。

④考えるコストの削減

ビジネスを生産的に進める為にもテンポ良くスピーディー意思決定が必要なります。よくありがちなのが社長や役職者が出張である為に意思決定の会議ができない、遅れてしまう問題があります。

Web会議であれば時間、場所を選びませんのでテンポよくスピーディーな会議運営は、スムーズな意思決定を促すことで考えるコストを削減することが出来でしょう。

⑤ストレスのコスト

実際の会議では、自身の組織での立ち位置で中々発言ができない場合もあります。Web会議では発言する障壁が低くなる傾向があり、発言がしやすい雰囲気はストレスを軽減します。また、時差出勤が許されているなら午前中をWeb会議にして、昼以降に出社することでメリハリがつき仕事にも集中して取り組めるでしょう。また、満員電車を避けられることだけでも精神的ストレスから解放されます。

Web会議のデメリット

①感情や細かな心理状況が伝わらない

単なる情報や意見の交換ならWeb会議で十分ですが、面談や面接などは画面越しの平面な画像だけなので細かな心理状況やこちらの気持ちなどは伝わりにくいことがあります。普通に話しているのだけれども相手は「元気がないのかな？」と心配されたりすることもあります。意識的にハキハキと元気よくWeb会議に臨むことをお勧めします。

②通信環境によって会議進行に影響

テレビ会議にも共通して言えることですが、回線の込み具合で画像や音声が途切れたりすることで会議が中断していまうデメリットがあります。わたし自身もコロナの影響でテレワークが増えているのか、自宅のマンションでインターネットを使っていると、昼でもネット速度が遅い感じることが増えてきました。事前に回線状況を調べて置き、必要に応じて別途モバイルルーターを用意するなどの処置が必要かも知れません。

③大人数での会議には向かない

一堂に会する会議室であれば来場者の態度や表情からある程度の心理状態を把握することができますが、大人数のWeb会議では画面はどんどん小さくなり、その画面からは殆ど表情を読み取ることはできません。

それに会話のタイムラグが生じた場合、また、速いテンポで会議が進むと誰が発言をしたのかも分かり辛くなる為、大人数の会議にはWeb会議には不向きと言えます。

以上がWeb会議で５つのコスト削減によるメリットと３つのデメリットについてでした。コストを削減するだけでなく活用次第では様々なプラスの相乗効果も期待できそうです。その一方でWeb会議ならではデメリットもあるので、会社で利用する際は、プラスの面とマイナス面を把握して最適なシステムを構築、活用する必要があります。無償で利用できるWeb会議もありますのでまずは試しに利用してみて、自社に合っているか問題が無いかを検証して本格的に導入してはいかがでしょうか。