社内会議も貸し会議室の活用で生まれるメリットとは？

ニューノーマル(withコロナ)時代の以前から実はテレワーク少しづつ普及しており、必ずしも都内の賃料が高い場所にオフィスを設けることが企業を運営する上で必要不可欠ではないと考える企業が増え始めていました。実際にコロナウィルスの感染対策を機に本社機能を地方に移したり、サテライトオフィスを郊外に構える動きが顕著になってきました。

特にネットワークと相性の良いネット広告会社やＩＴ・システム系の企業等は賃貸契約でのリアル本社を最小限にしてＷｅｂの空間で事業を運営する企業も現れてきました。しかしながら全てのコミュニケーションをネット上だけで完結するのは難しいですし、実際に会って話をしたりする方が自然で効率が良い時もあります。ここでは必要な時だけレンタルする貸し会議室の活用方法についてメリット・デメリットも踏まえて解説します。

「貸し会議室」活用で生まれるメリット

①お金のコスト削減が可能

自社の会議室はかなりの確率で利用されていない時間が多いと感じることはないでしょうか？賃料の高い首都圏や都市部のオフィスでは出来るだけ会議室のスペースを節約してワークスペースとして、皆が集まるミーティング等は外部の貸し会議室を利用するケースがコロナ禍の前より増えていました。必要な時だけ外部のレンタルスペースを活用することで月額の費用を節約することができます。特にスタートアップして間もない企業等は特に有効な手法だと思います。

②時間のコスト削減

今まで場所が固定されていたのが場所を自由に選ぶメリットが増えます。例えば客先に近い場所に集まって会議をするなど移動などの時間を大幅に削減することが出来ます。また、外部の貸し会議室は基本有料であり費用がかかることで「本当にこの会議は必要なのか？」と考えるキッカケになりますし、利用時間が決まっているのでダラダラ会議も減らすことが出来ます。

③手間・労力のコスト削減

通常の外部の貸し会議室には無料のWi-Fiやプロジェクター、ホワイトボード等の会議に必要な備品は大抵そろっているため自身で用意する必要がありません（事前の施設への確認は必要ですが）。昼食を挟んでの会議であれば、お弁当等のケータリングを発注してくれる施設もあるので、それらを活用すれば昼食を取るのに飲食店前に行列するといったことも無くなります。また、備品の後片付けや机のレアウトを戻すのも対応してくれる施設があるのでその場合は主催者の負担は軽減できます。

④ストレスの軽減

テレワークは日常になったニューノーマル時代でWeb会議も日常的に利用されています。しかしながら全てをWeb会議の小窓に映る相手の表情を読み取りコミュニケーションを図るのはかなりの困難さを伴いストレスに感じることも。３密にならないように配慮しながらも、たまにはレンタルスペースで一堂に会することも必要かも知れません。

また、コロナ禍の以前から貸し会議室を運営している施設の担当者が話していたのが、いつも同じ会議室ではモチベーションも上がらないので、雰囲気を変える為に近隣の企業が会議室を借りに来るというものでした。社内会議もいつもと違う雰囲気で実施すればきっと良いアイデアも生まれることでしょう。

「貸し会議室」の利用によるデメリット

①事前の予約が必要

デメリットとしては、外部の貸し会議室にも旅行と同じようにハイシーズンとローシーズンがあり、必ずしも希望とする貸し会議室が開いているとは限りません。また、貸し会議室の利用にかかる費用を毎回、上司に承認を得るのも手間がかかります。定期的に利用するのであれば事前に一括して予算化して承認を得た方が効率が良いでしょう。自社の会議室ではない分、事前に会場や備品などの内容を確認し予約する必要がある点がやや面倒です。

②必ずしも理想の会議室とは限らない

出来るだけ参加者の負担をやわらげる為にも駅近くの貸し会議室を利用する方が良いいでしょう。安いからといって駅から離れた遠い場所などは避けた方が無難です。経費を抑えるために公共の会議室を利用したことがありますが、場所が遠くて制約が多く、またネットも使えないなどの問題がありました。参加者にとって一番ベストの会場を是非利用してください。

以上、外部の貸し会議室の活用で生まれるメリット、デメリットをご紹介しました。ニューノーマル時代から始まった本格的なテレワークは必ずしも固定のオフィスと会議室が必要でないことを知らしめました。今後の働き方としてオフィスを効率化して同時にコミュニケーションを図るためにレンタルスペースを活用する方法も是非検討してはいかがでしょうか。